Jak hospodařit s časem?

Správně zorganizovaný čas je podmínkou efektivně zvládnuté práce. Většina z nás se však ráda nechává v pracovní době zlákat nejrůznějšími rušivými faktory, které nám berou potřebný čas před neodbytnými termíny. Nejčastějšími vlivy jsou zbytečně dlouhé hovory s méně důležitými klienty nebo příliš časté navštěvování sociálních sítí a internetu obecně. Existuje však řada způsobů, jak v průběhu dne zvládat pracovní zátěž rychle a efektivně.

Odborníci doporučují vzít si list papíru nebo blok a do něj si zaznamenat všechny důležité myšlenky, konverzace a činnosti, které jsme absolvovali během uplynulého týdne. Tím totiž získáme přehled o tom, co jsme v minulém období vykonali. Seznam nám rovněž pomůže zafixovat pro samotnou práci důležité momenty. Díky tomu můžeme lépe pochopit, kolik času je třeba na vykonání určité práce a kolik jsme promrhali neproduktivním přemýšlením, konverzacemi a zbytečnými činnostmi.

Každá činnost nebo konverzace, která je pro nás důležitá, by měla mít přesně vymezený čas. Seznam povinností se obvykle v průběhu práce neúměrně prodlužuje, proto je dobré zřídit knihu schůzek. Díky ní si můžeme vytvořit časové bloky a konverzace přesně omezit. S tím ovšem souvisí další faktor, kterým je pevné odhodlání časy dodržovat.

Pro kvalitně odvedenou práci je třeba rovněž třeba umět odpočívat. Proto si naplánujme i časy přestávek, které nás doslova vytrhnou z toho, co aktuálně děláme. Obdobou tohoto postupu jsou úřední hodiny ve státních úřadech, které fungují jako předem naplánované pauzy mezi intenzivními pracovními bloky.

Pro strukturovaný pracovní výkon se rovněž doporučuje věnovat každé ráno 30 minut času na naplánování pracovního dne. Rozhodně není vhodné začínat práci, aniž bychom si ji časově nerozvrhli do celého dne a takový plán je možná tím nejdůležitějším okamžikem, který vytvoří ty správné podnínky pro optimální výkon.

Plánování času se ale nemusí týkat pouze schůzek a jednání, ale také telefonování. Před každým hovorem je totiž prospěšné věnovat určitý čas přemýšlení o tom, co od telefonátu očekáváme a čeho chceme dosáhnout. To nám umožní představit si úspěšnou konverzaci. Poté, kdy je konverzace ukončena, je zase třeba vzít si čas na zvážení toho, zda se nám podařilo kýženého výsledku dosáhnout a v případě neúspěchu vyhodnotit chyby, abychom je následně zbytečně neopakovali.

Aby mohla být práce skutečně efektivní, je třeba pro žádoucí výkon také vypnout sociální sítě a další média, která by nás mohla vyrušovat. A je třeba mít stále na paměti, že pouze 20 procent našich myšlenek, konverzací a činností v průběhu pracovního procesu vytváří 80 procent konečných výsledků.